Alles moet NU, “even” en snel. Of niet?

Krijg jij ook vaak de vraag of je “even” mee kunt kijken, of doe je vaak “even snel” dit of dat tussendoor? Onze maatschappij en onze organisaties lijken wel ingericht op nu, even en snel. Maar wat doet dit eigenlijk met ons?

Alles on demand

Tot een aantal jaar geleden moest je nog wachten op je favoriete tv-programma dat eens per week werd uitgezonden, en daar bleef je dan ook voor thuis. Nu kijk je alles waar en wanneer je wilt. En waar je vroeger pas op zaterdag naar de winkel kon om iets nieuws te kopen, kun je het nu online bestellen en wordt het morgen bezorgd. Bij ons thuis werd één keer per week boodschappen gedaan, en als het op was moest ik wachten tot de nieuwe boodschappen werden gedaan. Nu zijn de supermarkten open tot 21 uur of later én op zondag, dus kun je op elk moment alles halen wat je wilt.

Ons geduld wordt niet meer zoveel op de proef gesteld, alles is binnen handbereik. Alles is nu en snel.

Kun je even helpen?

Het woordje “even” wordt vaak gevraagd om een verzoekje minder zwaar te laten lijken. “Kun je even snel helpen” of “heb je even een minuutje”? Maakt het moeilijker om “nee” te zeggen, want een minuutje (of vijf) kun je toch wel missen? Toch zijn deze minuutjes in de praktijk vaak een stuk langer. Zeker als je bedenkt hoeveel tijd het je kost om daarna weer je concentratie terug te krijgen.

Realiseer je dat wanneer iemand je vraagt om “even snel” te helpen, dit vaak langer duurt dan “even”. En realiseer je dit ook als jij vraagt of iemand je “even” wil helpen. Kan het ook op een later moment? Haalt het je niet teveel uit je concentratie als je met een belangrijke taak bezig bent?

Snel, sneller, snelst

Ik las kort geleden een discussie op LinkedIn over het minder vaak checken van je e-mail. Dat is een tip die ik ook vaak geef. Er werd echter gereageerd door iemand “dat dit echt niet meer kan in deze tijd”. Dit is ook een van de angsten die ik veel bij klanten tegenkom. Er ligt zo’n hoge druk op e-mail (en WhatsApp ook trouwens) dat we de hele dag bezig zijn om snel te reageren. Maar door met z’n allen steeds supersnel te reageren, vergroten we zowel de druk als de hoeveelheid e-mail die we krijgen.

Als we beperkter onze e-mail gaan lezen en dus ook later reageren, zullen we zien dat veel dingen zich vanzelf oplossen. Communiceer er duidelijk over dat je slechts beperkt je e-mail leest, en geef mensen een alternatief voor een belangrijke situatie waarin sneller actie nodig is.

Ik realiseer me goed dat in sommige beroepen / organisaties e-mail wel een belangrijke rol heeft voor bijvoorbeeld nieuwe opdrachten. Maar stel daar dan goede regels voor in, en laat voor de rest je inbox met rust tot het tijd is om je e-mail te verwerken.

Proactief in plaats van reactief

Wees je bewust van termen als “even”, snel of nu. Het draagt er aan bij dat we continu met onze aandacht switchen van de taak waar we mee bezig zijn naar een afleiding. En verminderde aandacht bij onze taak zorgt voor een minder goed resultaat, minder creativiteit en kost bakken energie.

Focus op je taak, rond die af en begin aan een nieuwe. Leer ook weer te wachten. En maak met je team én met je klanten afspraken over hoe snel je reactie verwacht op bijvoorbeeld e-mails. Even wat langer de tijd nemen om te antwoorden kan er ook voor zorgen dat je met een kwalitatief veel beter antwoord komt.

Wat vinden jullie belangrijker: snelheid of kwaliteit? Laat het me weten in de reacties, ik ben benieuwd.