Hoeveel (sub)mappen heb jij in je mailbox? En op je pc? Als je er meer dan 15 hebt, raad ik je aan om even verder te lezen.. Dan vertel ik je de zin en onzin van (zoveel) mappen!

Het lijkt heel simpel: je maakt mappen aan voor dingen die bij elkaar horen, en op die manier vind je snel je informatie weer terug. In de basis klopt dit systeem en kan het ook heel goed werken. Maar doordat het niets kost en geen ruimte inneemt is het heel verleidelijk om steeds maar nieuwe mapjes aan te maken. Want dit ene mailtje of document past eigenlijk in geen enkele map..

Regelmatig kom ik mensen tegen die enorm fan zijn van mappen. Zowel in mailboxen als op computers, tot wel meer dan 50 verschillende. Zo hebben ze tenminste alles op de juiste plek, en kunnen ze het makkelijk weer terugvinden. Of is dat eigenlijk helemaal niet zo handig?

Te is nooit goed..

Het is waar dat mappen je overzicht kunnen geven en ik ben zeker niet tégen mappen. Maar als je doorslaat in je mappen, helpt het je echt niet meer aan overzicht. Als stelregel kun je aanhouden dat je mappen in elk geval op 1 scherm moeten passen, dus dat je niet hoeft te scrollen. Maar als je net zo’n groot scherm hebt als ik (en veel mensen tegenwoordig), kun je er nog steeds heel veel kwijt! Voor je hersenen is het fijn als je niet meer dan 10 mappen hebt; daarna kunnen zij het niet meer zo goed overzien.

Zinnige mappen & structuur

Nu denk je misschien: “Hoe kan ik dan alles in maar 10 mappen kwijt?” en die vraag snap ik ook wel. Ik had zelf ook een voorkeur voor mappen en liefst zo specifiek dat ik het snel terug kon vinden. Maar regelmatig merkte ik dat ik dingen helemaal niet terug kon vinden. Of dat ik een map aanmaakte, terwijl later bleek dat het bestand/mailtje best in een andere map had gekund.

Bedenk eens welke hoofdonderwerpen voor jou of jouw werk (of team) belangrijk zijn. Voor die onderwerpen kun je een map aanmaken. Actuele zaken, belangrijke onderwerpen verdienen een aparte map. Maak pas een map voor iets aan als je er meer dan 5 documenten in kunt stoppen; een map voor 1 bestand is niet heel effectief. In dit artikel vind je nog enkele tips voor een goede mappenstructuur.

Submappen

“En hoe zit het dan met submappen” wil je misschien ook nog wel weten. Met de zoekfuncties die tegenwoordig in onze mailbox en op onze computer zit, zijn deze niet echt nodig. Het kan natuurlijk zo zijn dat het voor jouw eigen overzicht wel fijn is dat je bepaalde zaken bij elkaar houdt; hou dan ook hier weer de stelregel aan dat je maximaal 10 submappen aanmaakt (liefst minder!).

Heb je hulp nodig bij het maken van een mappenstructuur die bij jou past? Laat het me weten, dan help ik je graag op weg!