Veel mensen klikken om de haverklap hun mailbox open, of reageren op elk piepje van een nieuw bericht. Met de smartphone (en/of tablet) die naast de computer ligt, ontvangen sommigen van elke nieuwe mail drie meldingen. De verleiding om dan te kijken wordt zo wel heel groot! Na het screenen van de nieuwe mail besluit je dat je op dat moment nog niets met de mail hoeft of kunt (of er geen zin in hebt) en ga je verder met je oorspronkelijke taak. E-mail verwerken gebeurt vaak niet, met als gevolg dat mailboxen langzaam volstromen.

Tijd en energie verspillen

Dit e-mail ‘screenen’ kost bakken met tijd en energie. Uit dit onderzoek blijkt dat het 64 seconden duurt voor je aandacht weer bij je taak is na afleiding door e-mail. Kijk eens hoeveel mails jij per dag krijgt. Hoeveel tijd ben je al kwijt door de afleiding van die meldingen?

Als de e-mail alleen gescreend wordt, kost dit ook extra tijd. Want dat betekent dat de mail later nog eens gelezen wordt (soms tot wel 5 keer!). In de tussentijd ben je waarschijnlijk ook nog aan het bedenken wat je nu precies moet gaan antwoorden of hoe je moet oplossen wat gevraagd wordt.

Naast dat e-mail verwerken op deze manier veel tijd kost, kost het je ook energie. Als je elke keer afgeleid wordt door nieuwe binnenkomende mail, moet je steeds je aandacht wisselen tussen de taken waar je mee bezig bent. En dat is doodvermoeiend.

E-mail verwerken

Er is een groot verschil tussen e-mail verwerken en e-mail screenen. Waar veel mensen de hele dag door mail checken en ‘geen tijd’ hebben om er ook iets mee te doen, zie je dat mailboxen volstromen en raken mensen het overzicht kwijt. Misschien herken je dit wel. Aangezien mail tegenwoordig een belangrijk onderdeel is van ons werk, is het ook belangrijk hier tijd voor te reserveren. Hoeveel tijd hangt af van je functie en hoeveelheid mail die je moet verwerken.

E-mail verwerken betekent simpelweg dat wanneer je een e-mail opent, je hem past wegdoet als je gedaan hebt wat nodig is. Je kunt natuurlijk niet altijd alles direct oplossen, maar de eerste (kleine) actie zetten kan wel! Het belangrijkste is dat je beslist wat er met de mail moet gebeuren:

  • Doorsturen
  • Bewaren
  • Afwachten / opvolgen
  • Behandelen (of inplannen om te behandelen)

In een volgend artikel zal ik verder ingaan op de verschillende ‘methoden’ die je hiervoor kunt toepassen. In dit filmpje vind je vast wat tips om je op weg te helpen als je niet kunt wachten 😉

Word je eens bewust van jouw e-mail gedrag: ben jij een ‘screener’ of een ‘verwerker’? Als je een ‘screener’ bent en wilt leren hoe je e-mail beter kunt verwerken, neem dan contact op of kijk wat je met de gratis tips kunt bereiken.

Vond je dit interessant? Deel met je netwerk!

By |2017-11-27T16:09:34+00:00augustus 3rd, 2017|