De gouden tip voor meer rust én meer productiviteit
Er zijn natuurlijk ontzettend veel “time-management tips” die je beloven dat je productiever wordt en meer gedaan krijgt in minder tijd. Tot op zekere hoogte geloof ik ook wel dat ze werken, als je ze tenminste toepast. Maar ik geloof veel meer in het bewust kiezen van waar je aandacht aan geeft. In deze blog deel ik de gouden tip voor meer rust én meer productiviteit.
Je wil meer rust, maar je moet meer productiviteit
De meeste mensen die ik spreek in mijn begeleidingen of workshops hebben als doel “meer rust”. Leidinggevenden willen graag meer productiviteit, er ligt namelijk veel werk en dat moet af. Logisch. Hoewel die twee elkaar op het eerste oog tegen lijken te spreken, kun je het allebei bereiken. Meer rust en meer productiviteit.
Wat we geneigd zijn om te doen om meer werk gedaan te krijgen (productiever te zijn), is harder werken. Meer dingen doen, twee (of meer) dingen tegelijk doen, langer doorwerken. Maar op het moment dat je twee (of meer) dingen tegelijk doet, ben je tot wel 30% langer bezig en maak je veel meer fouten. Het probleem ontstaat vooral wanneer we twee taken doen die dezelfde processen in onze hersenen nodig hebben, waaronder ons werkgeheugen. Met dat werkgeheugen kun je informatie kort onthouden en verwerken. En de kans is groot dat jij op je werk heel vaak je werkgeheugen gebruikt.
Bellen en e-mailen tegelijk
Als je heel veel werk te doen hebt, lijkt het efficiënt om bijvoorbeeld te mailen en te bellen tegelijk. Iedereen probeert denk ik weleens een e-mail te schrijven terwijl ‘ie een telefoontje pleegt. Je wilt nog even dat mailtje afmaken, maar dat telefoontje is ook belangrijk. Dus ben je half met je aandacht bij het telefoongesprek en half met je aandacht bij de mail. Je maakt meer typfouten, mist delen van het telefoongesprek. De kans is groot dat je uiteindelijk de mail met typfouten verstuurt en niet de kern van het telefoongesprek hebt opgepikt. Daarnaast merkt de ander waarschijnlijk ook dat jij er niet volledig bij bent.
Uiteindelijk word je hier moe van, je krijgt minder energie, maakt meer fouten en krijgt nog steeds je werk niet af.
Gouden tip
De gouden tip die ik je mee wil geven, is doe ÉÉN ding tegelijk. Stop met multitasken. Richt je aandacht volledig op de taak waar je op dat moment mee bezig bent. Sluit je af van je omgeving, desnoods letterlijk. In het boek The ONE Thing stelt de schrijver dat je een soort bunker moet maken waarin je ongestoord kunt werken aan de voor jou belangrijkste taken. Nu is dat lang niet in elk situatie of werkomgeving haalbaar, misschien in de meeste zelfs niet. Maar oordopjes helpen je ook al een heel eind op weg. Sommige klanten van mij laten hun headset van de langer op hun hoofd, zodat collega’s denken dat ze nog aan het bellen zijn.
Het boek ‘Voorsprong door focus‘ geeft twee regels voor mentale effectiviteit, die hierbij mooi aansluiten:
- Focus op wat je kiest
- Kies je afleidingen bewust
Hij erkent daarmee dat het in sommige gevallen nuttig of noodzakelijk is om toch afgeleid te worden (bijvoorbeeld bij een boze klant, of een andere calamiteit). In dat geval sluit je de eerste taak ‘af’ qua aandacht en ga je met je volledige aandacht naar de nieuwe taak.
Meer rust én meer productiviteit
Doordat je steeds je aandacht op één ding richt, creëer je voor jezelf meer rust. Tegelijk is het zo dat je productiever wordt, omdat je beter je taken afrondt, minder fouten maakt en meer gedaan krijgt in dezelfde tijd. Merk je dat je het lastig vindt om te bepalen welke afleidingen wel en niet noodzakelijk zijn, of wil je meer tips om rust te krijgen voor jezelf? Volg dan de online training ‘5 stappen voor meer rust in je dag‘ of neem contact met me op. Ik kijk graag hoe ik je verder kan helpen!