Hoe je actiepunten daadwerkelijk uitvoert

Vergaderen doen we vaak meer dan ons lief is. Vaak worden er in zo’n vergadering dingen besproken die je moet gaan doen, uitwerken of regelen. Als je agenda al overvol is, hoe krijg je dan deze actiepunten nog uitgevoerd?

Concreet en simpel

Pak je takenlijst er eens bij en kijk wat er op staat. Hoe concreet zijn de punten die er op staan? Weet je over een paar weken nog steeds wat ermee bedoeld wordt? Misschien staan er zelfs al punten bij waarvan je nu niet meer precies weet wat je moet gaan doen. Vaak noteren we een paar steekwoorden waarmee we denken te onthouden wat we moeten doen. Of de punten komen niet eens op een takenlijst en blijven in je hoofd zitten.

Als je ze wel noteert: maak ze dan zo concreet en simpel mogelijk. Zorg dat je niet meer hoeft na te denken over de uit te voeren actie. Zoals Paul Loomans beschrijft in zijn boek over Tijdsurfen, kun je dingen beter in het begin wat meer aandacht geven zodat je onbewuste aan het werk wordt gezet om de uitvoer te bepalen. Door acties concreet te maken, kun je ook beter inschatten hoeveel tijd het je gaat kosten.

Takenlijst versus agenda

Een goede vergadering eindigt met een aantal actiepunten. Van tevoren weet je niet hoeveel tijd je ervoor nodig hebt, en in je agenda is ook helemaal geen tijd voor nog meer werk. Dus knal je die actiepunten op je takenlijst en hoopt dat je er voor de volgende vergadering aan toe komt. Herkenbaar?

Door de actiepunten op je takenlijst te zetten, heb je een gevoel van controle. Ze hebben ergens een plek, zodat je ze niet meer gaat vergeten. Echter, de kans dat ze daadwerkelijk uitgevoerd worden, is niet zo heel groot. Een takenlijst wordt meestal niet bijgehouden naar prioriteit en als je een beetje op mij lijkt, kies je hetgeen waar je op dat moment het meeste zin in hebt.

Wanneer je de actiepunten in je agenda zet, is de kans een stuk groter dat ze daadwerkelijk worden uitgevoerd. Je agenda is sowieso tijdgebonden, dus je moet inschatten hoelang je ermee bezig denkt te zijn. En er zit maar een beperkt aantal uren in de (werk)dag, waardoor je na moet denken over welke dingen je allemaal kunt doen.

Schrijf betere actiepunten

Hieronder volgen een aantal tips om betere actiepunten te schrijven, gebaseerd op dit artikel.

1. Schrijf de punten alsof je ze voor iemand anders schrijft. De uitleg van een opdracht voor iemand anders is over het algemeen iets uitgebreider dan voor onszelf. Maar maak het eens net zo concreet als je actiepunten voor jezelf schrijft.
2. Begin je taak met een werkwoord, zodat meteen duidelijk is wat je moet gaan doen.
3. Als er een deadline verbonden is aan de taak, neem dan ook de ‘wanneer’ op in de taak.
4. Is er ook iemand anders bij betrokken? Kijk dan ook naar effect op die persoon als jij iets wel/niet doet.
5. Heb je meer dan 15 minuten nodig voor een taak? Blok hier dan tijd voor in je agenda.
6. Heb je veel kleine taakjes te doen? Plan dan af en toe een groter blok in je agenda om al die dingen ineens weg te werken. Geeft je een hoop rust.

Welke methode gebruik jij voor actiepunten om te zorgen dat je acties ook echt uitvoert? Laat het me weten, ik ben heel benieuwd!