Hoe kan het anders?

Veel van mijn klanten lopen tegen vergelijkbare problemen aan: veel afgeleid worden door telefoon en e-mail is een veelgehoord probleem. Bepaalde zaken gaan na verloop van tijd een eigen leven leiden en worden een patroon in de organisatie. Wordt er voor elk wissewasje gebeld of gemaild, bellen klanten vaak over onduidelijke zaken? Door af en toe even afstand te nemen van je werk, kun je jezelf afvragen: “hoe kan het anders?”

Wat is de inhoud van de afleiding?

Tegenwoordig krijgen medewerkers vaak gemiddeld tussen de 50 en 100 mails per dag (gegevens hierover verschillen echter wel) en het zullen er naar verwachting in algemene/gedeelde e-mailboxen nog veel meer zijn. Aangezien e-mail verwerken een deel van ons werk is, richten we ons vaak op het verwerken van de e-mail. Sta je er ook weleens bij stil wat de gemiddelde inhoud van de e-mails is?

Kijk eens kritisch naar de mails die je op een dag binnenkrijgt (of een week als je er niet zoveel per dag krijgt) en stel jezelf dan eens wat vragen:

• Waar gaan de mails over?
• Wat voor toegevoegde waarde heeft de mail?
  • Bevat het nuttige informatie?
  • Is het een bevestiging van iets?
• Krijg je vaak hetzelfde soort mails van collega’s of klanten?
• Stuurt een ander de mail om zich in te dekken voor iets?

Ditzelfde kun je natuurlijk doen met de inhoud van telefoontjes of (sms/whatsapp) berichtjes die je vaak krijgt. Op deze manier kijk je als vanuit een helikopter naar je werk: je ziet veel meer het grote geheel.

Hoe kan het anders?

Nadat je voor jezelf bovenstaande in kaart hebt gebracht, kun je nadenken over hoe het anders kan. Misschien kun je dat niet alleen, maar kom je erachter dat er voor klanten teveel onduidelijk is. Of misschien merk je dat collega’s de neiging hebben overal bevestiging voor te zoeken. Wat het ook is, is prima op zichzelf.

Het biedt je vanaf dat moment de mogelijkheid om na te gaan denken en te praten over hoe het op een andere manier georganiseerd kan worden.

Stel: er blijken veel mailtjes van klanten binnen te komen over een bepaald product. Dan is het misschien handig om die informatie vooraf al te vermelden, op je website of bij het eerste contact met een klant. Door daar vooraf over na te denken, voorkom je veel ruis verder op het proces.

Frisse blik

Een belangrijke stap is om dit soort dingen bespreekbaar te maken binnen je organisatie. Uiteindelijk wil iedereen relaxt werken en met de juiste dingen bezig zijn. Bovenstaande zaken kunnen soms lastig zijn als je al langer bij een organisatie werkt of al lange tijd met dezelfde mensen werkt. Soms zie je dat nieuwe mensen binnen een bedrijf dit soort zaken opmerken, omdat zij het proces nog moeten leren. Maar soms helpt het ook om iemand van buitenaf mee te laten kijken naar hoe het anders kan. Als ik je daarbij kan helpen, neem dan contact met me op voor een kennismaking. Direct plannen in mijn agenda mag ook.