Inbox zero: is dat nou goed of slecht?

Tijdens een workshop kreeg ik laatst de vraag wat ik van inbox zero vond. Inbox zero, in de wereld van timemanagement hoor je er regelmatig over. De term verwijst naar het systeem waarbij je de inbox niet meer gebruikt als eeuwig groeiende to-do list, maar waarmee je een slim overzicht aanbrengt in de chaos. Is het streven naar inbox zero nu goed of slecht?

Lege mailbox, heerlijk!

Zelf ben ik een groot voorstander van een lege mailbox, het geeft me een overzichtelijk en prettig gevoel. Het verwerken van mail in plaats van het behandelen en scrollen heb ik mezelf inmiddels aardig eigen gemaakt. Vaak staan er dan ook bijzonder weinig items in mijn inbox. Ik werk weinig met submappen, maar verwerk zo veel mogelijk door informatie te bewaren op de plek waar het nodig is en ik verwijder veel.

Een volgelopen inbox met allerlei ongelezen en gelezen mails, categorieën en vlaggetjes werkt op mijn zenuwen. Tijdens mijn vroegere werk had ik daar veel mee te maken, zeker in gedeelde inboxen. Ik miste daardoor het overzicht en kwam steeds dezelfde informatie tegen waar ik niks mee kon. Dus in dat opzicht ben ik voorstander van inbox zero.

Inbox zero: geen doel op zich

Waar het wat mij betreft echter misgaat, is als inbox zero een doel op zich wordt. Sommige mensen zijn alleen nog bezig om hun inbox leeg te krijgen, en dat lijkt me voorbij gaan aan het idee ervan. Als je zoveel tijd bezig bent met het leegmaken van je inbox en het aanbrengen van een systeem, is het een goed idee om eens te kijken hoe je ervoor kunt zorgen dat je minder mail krijgt. Uiteindelijk is bij de meeste functies e-mail verwerken geen essentieel onderdeel van het werk, hoewel dit soms wel zo ervaren wordt.

Het toepassen van de principes van inbox zero vind ik een goed plan, maar zorg dat e-mail wel in perspectief wordt geplaatst. Het is nog steeds een communicatiemiddel, geen hoofdtaak. Kijk vooral ook hoe je ervoor kunt zorgen dat je minder e-mail ontvangt en richt je aandacht vooral op de belangrijke taken van je werk.

Later reageren zorgt ook voor minder mail

Het minder vaak verwerken van je mail zorgt er bijna vanzelf voor dat je minder mail ontvangt (sommige functies buiten beschouwing gelaten). Uit sommige onderzoeken blijkt dat e-mail in 90% van de gevallen dezelfde dag beantwoord wordt, en veel mails zelfs binnen 2 minuten! Dat betekent dat jouw antwoord ook weer heel snel beantwoord wordt, en jij weer druk bent om dat te beantwoorden.

Dus door jezelf aan te wennen om bijvoorbeeld maximaal 3 keer per dag je e-mail te beantwoorden, of zelfs pas de volgende dag te reageren, krijg je automatisch minder mails. Doordat mensen er op een bepaald moment ook aan wennen dat ze niet zo snel antwoord krijgen, zullen ze langer zelf nadenken voor ze een e-mail versturen. Je kunt er natuurlijk afspraken over maken hoe je met urgente of belangrijke zaken omgaat.

Zorg voor duidelijkheid

Een duidelijke onderwerpregel en een duidelijk verzoek in de e-mail zorgen ervoor dat de ander sneller verder kan en jij de informatie krijgt die je nodig hebt. Daardoor heb je minder vaak ontbrekende stukken waar je nog op moet wachten en is er minder mailcorrespondentie nodig om verder te kunnen.

Probeer zoveel mogelijk gerichte vragen te stellen, met een reactiedatum. Stuur je iets aan meerdere personen? Vermeld er dan bij voor wie wat bedoeld is en welke actie je verwacht.

Heb jij hulp nodig bij het op orde brengen én houden van je mailbox? Neem dan gerust contact op.