Ken de kwaliteiten van je gereedschap
Tegenwoordig werken veel mensen niet meer letterlijk met gereedschap, maar met systemen. Maar als kenniswerker is een systeem jouw gereedschap. En net zoals een vakman zijn gereedschap moet (leren) kennen, is dat voor jou net zo belangrijk. Efficiënt werken met je gereedschap maakt je werk een stuk makkelijker én leuker.
Bespaar jezelf extra werk
Stel dat je voor je werk veel te maken hebt met Excel. Veel mensen hebben een hekel aan Excel, ze vinden het zelfs een beetje ‘eng’ en ingewikkeld. Je moet een aantal documenten beheren of bewerken en weet net voldoende om dat te kunnen doen. Maar het kost je wel gruwelijk veel tijd. Ik heb dit zelf meegemaakt toen ik nog in loondienst was. Daar werd de urenregistratie verwerkt in Excel. Toen het bedrijf en het aantal medewerkers groeide, was ik bijna een dag bezig om alles uit te werken.
Uiteindelijk ben ik gaan rondkijken naar mogelijkheden om hetzelfde werk simpeler te maken. Door me te verdiepen in de mogelijkheden van Excel bracht ik deze tijd terug tot maximaal 1,5 uur. Meestal kostte het me zelfs minder tijd. Een enorme besparing door te kijken naar welke mogelijkheden het systeem nog meer had. Een bijkomend voordeel was dat er veel minder fouten in zaten!
Het maakt je werk makkelijker
Als je een systeem waar je mee werkt goed kent, wordt het vaak ook makkelijker. Tegenwoordig zijn er veel systemen die slimme mogelijkheden hebben. Door je te verdiepen in de mogelijkheden van de systemen waar je mee werkt, zie je vaak andere mogelijkheden om problemen op te lossen. Goed gereedschap maakt je werk makkelijker en daardoor wordt het vaak ook al leuker.
Bij veel organisaties worden nieuwe mensen kort ingewerkt op een systeem en moeten ze daarna gaandeweg ontdekken hoe het systeem precies werkt. Dit is zonde, want daarmee verlies je waarschijnlijk heel veel nuttige kennis en mogelijkheden. Neem af en toe eens de tijd om te ontdekken welke mogelijkheden je nog niet kent en hoe je die kunt inzetten om je werk makkelijker te maken.
Met goed gereedschap werk je efficiënter
Eerder schreef ik al eens een blog over het aanscherpen van je bijl om op die manier efficiënter te werken. Dit kan zowel op procesniveau als op systeemniveau. Weten welke mogelijkheden er zijn, zorgt ervoor dat je op de meest efficiënte manier je werk doet. En met de huidige hoge werkdruk die bijna overal heerst, is efficiënt werken een groot voordeel!
Door je gereedschap goed te kennen en juist te gebruiken, hoef je minder vaak te zoeken hoe je iets moet doen en maak je minder fouten. Het is misschien even investeren, maar dat verdient zich daarna dubbel en dwars terug.
Weten waar je de informatie kan vinden
Om je te verdiepen in de mogelijkheden van de systemen waar je mee werkt, is het natuurlijk wel belangrijk om te weten waar je de informatie kunt vinden. Is er een helpfunctie in het systeem, kun je Google raadplegen of is er misschien zelfs een interne handleiding voor de juiste werkwijze? Ga eens op zoek, en wie weet wat je tegenkomt!
Heb je hulp nodig bij het ontdekken van de mogelijkheden van Excel, Outlook of Word? Kijk dan bij de trainingen of neem dan contact met me op, ik help je graag!