De optimalisatie van processen of bestanden is niet het eerste waar mensen aan denken als ze merken dat ze niet door hun werk heen komen. De werkdruk is hoog, de eisen zijn hoog en het wordt alleen maar drukker. Dus de oplossing wordt gezocht in langer (door) werken, vaker terugkomen, extra personeel aannemen waar mogelijk. Vaak gaat dit ten koste van de kwaliteit en aandacht voor de klant.
In veel gevallen is er echter wél heel veel winst te behalen door kritisch te kijken naar mogelijkheden tot optimalisatie van processen en bestanden. Want de werkwijze die ingesleten is (“zo doen we het toch al jaren?”), is lang niet altijd de meest handige werkwijze. Vaak worden er allerlei dingen dubbel ingevoerd, overtypt/ ingescand, en handmatig berekend terwijl veel zaken hiervan (gedeeltelijk) geautomatiseerd kunnen worden. Je zult ervan schrikken als je er achter komt hoeveel handiger je dingen soms kunt doen, die je nooit hebt bedacht omdat je simpelweg de werkwijze aannam die “altijd” al zo was.
En vanuit die routine wordt vaak niet kritisch gekeken naar mogelijkheden binnen het eigen werkveld, er wordt eerder gezocht naar andere oplossingen. “Ik krijg mijn werk niet af, dus ik blijf wel een uurtje langer” is voor een keertje niet zo erg (als het uitzonderlijk druk is geweest die dag), maar helaas is het steeds vaker regel dan uitzondering.
In veel gevallen is al winst te behalen door optimalisatie van de huidige werkwijze, zónder de aanschaf van dure maatwerkpakketten. Het grote voordeel hiervan is dat de investering niet groot is, en er direct meetbaar resultaat is! Denk hierbij bijvoorbeeld aan gerichte trainingen voor programma’s waar veel mee gewerkt wordt (zodat je de uitzoektijd drastisch kunt verkorten) of het automatiseren van veel voorkomende handelingen.
Als je niet door je werk heen komt, kijk dan eens kritisch naar welke mogelijkheden er zijn om je eigen werkzaamheden te optimaliseren. Je zult zien dat er altijd wel winst te behalen valt!