Slimmer en sneller invoeren van gegevens

Er zijn nog veel bedrijven die (te) veel tijd kwijt zijn met het invoeren van gegevens: van hun klanten, van hun medewerkers, rapportages, etc. Eerder schreef ik al eens een blog over het digitaliseren van je formulieren. In deze blog ga ik wat dieper in op de mogelijkheden van digitale formulieren met MoreApp.

Informatie van klanten

Van verschillende bedrijven ontvang ik (zowel zakelijk als particulier) Word bestanden, met het verzoek of ik die wil invullen en dan weer terug wil sturen. Nu heb ik een hekel aan (zinloos) printen en vul ik het liefst zoveel mogelijk digitaal in. Wat ik vaak zo zonde vind, is dat veel bedrijven de ingevulde gegevens uiteindelijk toch weer moeten overtypen in een ander systeem. Dit kost veel mankracht (en daarmee tijd), moeite, en geld.

Door dit soort formulieren te digitaliseren, krijg je direct alle informatie die je nodig hebt digitaal en hoef je het niet meer over te typen. En mensen die geen printer hebben, hoeven geen moeite meer te doen om eerst een printer ergens te zoeken.

Digitale offerte

Hoeveel tijd ben je binnen jouw bedrijf kwijt met het maken van offertes?
Eerst bij de klant kijken wat er nodig is, op je kladblok schrijven wat er moet gebeuren, dit uitwerken in een excel-bestandje en dan mailen. Je kunt dit met één formulier doen. In je digitale formulier kun je namelijk ook calculeren: rekensommen maken, een catalogus toevoegen van je producten/diensten en met één druk op de knop is je offerte klaar en ligt ‘ie bij de klant. Je kunt hem zelfs direct door je klant digitaal laten ondertekenen, waardoor je meteen door kunt pakken met je opdracht!

Urenregistratie

Vul jij nog handmatig je urenbriefje in? En wordt die elke ochtend in een systeem (of Excel-bestand) overgenomen door iemand anders binnen je bedrijf? Je bespaart enorm veel tijd als je dit digitaal gaat doen. Je kunt een stopwatch functie gebruiken, en MoreApp rekent automatisch uit hoeveel tijd er tussen de begin- en eindtijd zit. Hoef je zelf niet meer over na te denken.

Je kunt ervoor kiezen om je uren daarna meteen in een Excelbestand in je mailbox te laten komen, zodat je alsnog je verdere administratie op die manier kunt bijhouden. Met een druk op de knop per dag of per week een totaal overzicht, zonder het risico dat je papieren kwijt raakt of vergeet.

Duurzaam

Naast het feit dat het digitaliseren van je formulieren je enorm veel tijd, geld en moeite bespaart, is het ook nog eens een stuk duurzamer. Het meeste papier dat we voor onze formulieren gebruiken, wordt na het overtypen ervan direct weer weggegooid. Er zijn steeds minder bedrijven die papieren archieven bewaren (het neemt ook nogal veel ruimte in). Dus als je het dan toch niet meer wilt bewaren, waarom dan nog wel het geld uitgeven om het eerst te kopen?

Als tegenargument voor digitale formulieren hoor ik vaak dat mensen gewoon liever op papier werken, of dat ze het makkelijker vinden. Maar we zijn tegenwoordig (bijna) allemaal gewend aan een smartphone en gebruiken die ook voor steeds meer dingen. Waarom dan nog niet voor het invullen van gegevens?

Wil je werken met digitale formulieren eens uitproberen? Maak dan gratis je account aan via deze link. Wil je liever eerst meer informatie of weten welke toepassingen voor jouw bedrijf interessant zijn, neem dan contact met mij op of plan direct een gratis telefonische kennismaking in mijn agenda. Ik kijk graag met je mee hoeveel jij kunt winnen door sneller invoeren van gegevens.