Bij de meeste bedrijven is vergaderen niet de meest favoriete bezigheid. Toch steken de meeste bedrijven hier enorm veel tijd in! Helaas zijn de meeste vergaderingen niet erg effectief.. Wat kun je daar nu aan doen?
Vergaderen gebeurt in de meeste bedrijven veel, vaak en lang. En regelmatig ervaren mensen een vergadering als min of meer zinloos. Vergaderen kost vaak veel tijd, en daarmee ook veel geld. Het is dus zonde als deze als ‘zinloos’ worden afgeschreven! Hoe zorg je er nu voor dat je wel effectief vergadert?
Doel van vergaderen
Wat vaak misgaat is dat er vergaderingen worden gehouden zonder duidelijk doel. Maar als je geen doel hebt bepaald, weet je ook niet waar je heen gaat. Het is dan meer een informatieve bijeenkomst met het team. Maar wat wil je bereiken?
- Is het de bedoeling dat je informatie gaat uitwisselen met je team of medewerkers? Dit kan bijvoorbeeld gaan over vorderingen van een groot project, of over zaken die de periode ervoor zijn gebeurd.
- Wil je gaan vergaderen over de planning van de komende periode? Het doel is dan om te bepalen wat de volgende stappen én doelen worden.
- Wil je problemen oplossen? Vaak worden tijdens een vergadering voorvallen besproken die zich hebben voorgedaan en wordt bekeken of er een oplossing voor gevonden kan worden om het in de toekomst te voorkomen.
- Ga je evalueren?
- Is het nodig dat je besluiten gaat nemen?
Pas als je weet wat je doel is, kun je gericht gaan vergaderen. Je kunt ook dan pas bepalen of een vergadering wel het juiste middel is. Hoe meer vergaderingen je schrapt, des te beter!
Duidelijke agenda
Nadat je het doel van de vergadering hebt bepaald, kun je een agenda opstellen. Zorg dat de deelnemers van tevoren inbreng aangeven, zodat je hier tijd voor kunt reserveren. De agenda kan dan ook ter voorbereiding aan iedereen gestuurd worden. Geef in de agenda ook aan hoeveel tijd er voor een agendapunt gereserveerd is. Op die manier kun je tijdens de vergadering strikt de tijd in de gaten houden. Wijs ook iemand aan die dit doet!
Actie!
Vergaderen heeft weinig nut als de benodigde afgesproken acties niet worden opgevolgd. Dus zorg voor een duidelijke actielijst: wie gaat wat doen en wanneer? Laat deze actielijst aan het begin van de vergadering terugkomen, om te zorgen dat de afspraken daadwerkelijk worden nageleefd. Op die manier zorg je ook voor een grotere betrokkenheid van de deelnemers.
Zorg ook dat de notulen van de vergadering snel verspreid worden (liefst direct na de vergadering). De deelnemers kunnen dan hun actiepunten snel inplannen en oppakken.
Schrap de rondvraag!
Door een rondvraag is er minder noodzaak voor deelnemers om het vergaderen goed voor te bereiden. Als je afspreekt dat alleen agendapunten besproken worden, is een rondvraag niet langer nodig. Dit bespaart vaak heel veel tijd! Als alle agendapunten zijn besproken (binnen de afgesproken tijd), is het klaar!
Meer tips om effectief te vergaderen, vind je bijvoorbeeld hier.
Een aantal van deze tips komt uit het boek Persoonlijk Efficiency Programma van Kerry Gleeson.