De meeste mensen worden gek van alle mail die ze gedurende de dag ontvangen. Ontplofte mailboxen lijken meer regel dan regel dan uitzondering. En hoewel je natuurlijk goede structuur kunt aanbrengen in je mailbox, kun je ook zelf actie ondernemen om minder mail te ontvangen. Ik vertel je hoe!

Kort geleden stond dit artikel in de Volkskrant, waarin werd ingegaan op de nadelen van de e-mail ‘tsunami’ waar we elke dag mee te maken hebben. Waar een directeur van een bedrijf in de jaren ’70 waarschijnlijk nog minder dan 1000 telefoontjes, telegrammen of telexen kreeg in een JAAR, krijgen de directeuren van nu naar schatting zo’n 30.000 mails per jaar! Daar komen dan alle telefoontjes, app’jes etc nog bij! Er is dus veel winst te behalen als je kunt zorgen dat je minder mail krijgt.

Structuur in mail verwerken

Eén van de studies die in het artikel wordt aangehaald is die van de University of British Columbia waarin werd aangetoond dat de stress door e-mail al afnam door maximaal 3 keer per dag de mail te bekijken, in plaats van de hele dag door. Dit is ook een van de tips die je in mijn gratis e-book vindt. E-mail levert je naast een (gevoel van) hoge werkdruk ook nog een hoop stress op! Bijkomend voordeel van maximaal 3 keer per dag je mail bekijken is dat je er ook productiever van wordt. Je wordt namelijk niet continu afgeleid en krijgt dus meer werk gedaan.

Minder mail

Het aanbrengen van een structuur is natuurlijk heel fijn om meer overzicht en rust te krijgen. Maar wil je echt zorgen dat je niet meer wordt geleefd door je mail? Ga dan zelf minder mail versturen! Als jij zelf minder mail verstuurt, zul je automatisch ook minder mail ontvangen. Neem iets vaker de telefoon, denk er zelf nog even over na of spreek je collega aan bij de koffieautomaat. Op die manier bouw je én aan een betere relatie met je collega’s én beperk je de (interne) e-mailstroom binnen je bedrijf of team. Ook hier geldt het motto: verbeter de wereld, begin bij jezelf!

Gemak vs tijd

Vaak lijkt het ‘t makkelijkst om ‘even snel’ een mailtje te sturen; dan kun je daarna zelf weer verder met je taak. In sommige gevallen is dit waarschijnlijk ook het meest praktisch. Maar als je geen antwoord krijgt, of niet verder kunt met je eigen werk omdat je nog geen antwoord hebt van de ander? Of als je een aantal dagen later ineens realiseert dat je er achter aan moet gaan? Dan ben je uiteindelijk meer tijd kwijt om je informatie te krijgen!
Dus vraag je de volgende keer dat je wilt mailen even bewust af of dat wel de slimste optie is. En als het even kan, mail dan niet!

Heb je hulp nodig bij het stroomlijnen van de e-mailstroom binnen je bedrijf of team? Neem dan gerust contact op.